Sou pequeno empregador e não tenho sistema de folha. Posso usar só o recibo?+
Pode, para cumprir o artigo 464 da CLT, que exige o pagamento contra recibo assinado. O que o recibo não substitui são as obrigações acessórias: o eSocial continua sendo devido, o FGTS precisa ser recolhido e as guias têm prazo próprio. O documento resolve a comprovação do pagamento, não a folha inteira.
Como calculo o INSS a reter?+
A contribuição é progressiva por faixas de salário, com alíquotas que aumentam conforme o valor, aplicadas de forma escalonada e não sobre o total. As faixas e os percentuais são reajustados anualmente, então consulte a tabela vigente no site da Previdência antes de fechar a folha do mês.
Em que ordem eu aplico os descontos?+
Primeiro apure o bruto, somando salário, horas extras e adicionais. Sobre esse bruto calcule o INSS. Do bruto menos o INSS, e menos as deduções legais aplicáveis, apure a base do imposto de renda. Só então subtraia os demais descontos, como vale-transporte e adiantamento. Inverter essa ordem altera o valor do imposto.
Posso descontar falta e atraso?+
Pode, quando a ausência for injustificada, incluindo o reflexo no descanso semanal remunerado. Faltas com justificativa legal, como as do artigo 473 da CLT, não podem ser descontadas. O desconto de atraso segue a proporção da hora, e a prática de descontar o dia inteiro por um atraso pequeno é irregular.
Preciso emitir recibo se pago por transferência bancária?+
O parágrafo único do artigo 464 dá força de recibo ao comprovante de depósito em conta aberta em nome do empregado. Manter o recibo assinado ainda assim é recomendável, porque o extrato mostra o líquido e não demonstra a composição nem os descontos, que é justamente o que costuma ser questionado.
O que acontece se eu atrasar o pagamento?+
O prazo é o quinto dia útil do mês seguinte, pelo parágrafo 1º do artigo 459. O atraso sujeita a multa prevista em norma coletiva e, quando reiterado, caracteriza mora salarial, que pode fundamentar rescisão indireta do contrato por culpa do empregador.
Como faço quando o funcionário recebe comissão variável?+
Some as comissões do período no campo de adicionais e discrimine no campo de observações a base do cálculo. A parte variável integra a remuneração para efeito de férias, décimo terceiro e FGTS, o que torna o registro mensal importante para apurar as médias depois.
Devo emitir recibo separado para férias e décimo terceiro?+
Sim. São verbas com natureza, prazo e composição próprios, e misturá-las no recibo do mês dificulta demonstrar que cada uma foi paga no prazo devido. Férias têm página específica, com o terço constitucional e o prazo de dois dias antes do início.
Por quanto tempo guardo os recibos assinados?+
O parâmetro é o artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição: cinco anos de prescrição, até o limite de dois anos após o fim do contrato. Na prática, guarde por cinco anos contados da rescisão, porque documentos ligados a recolhimentos previdenciários seguem prazos próprios e mais longos.
O que fazer se o funcionário se recusar a assinar?+
Registre a recusa no próprio documento, com data e a assinatura de duas testemunhas. Migrar o pagamento para depósito em conta do empregado resolve de forma definitiva, porque o comprovante bancário passa a ter força de recibo por força do próprio artigo 464.