Declaração de Veracidade: Modelo Grátis Conforme a Lei 13.726/2018

O que é a declaração de veracidade

Declaração de veracidade é o documento em que a própria pessoa afirma, por escrito e sob responsabilidade, que uma informação prestada ou uma cópia entregue corresponde à verdade. Não depende de cartório, de testemunha nem de formulário oficial. O que a sustenta é a assinatura de quem declara e a consequência que a lei reserva a quem mente.

A ficha do documento no dia a dia mudou com a Lei 13.726 de 2018, a chamada lei da desburocratização. O artigo 1º dela anuncia o propósito sem rodeio: suprimir ou simplificar formalidades cujo custo, para o cidadão e para o próprio erário, é maior que o risco de fraude que elas evitariam. Em vários pontos, a lei trocou a exigência de papel carimbado pela declaração escrita do interessado, e é essa troca que dá função prática a este modelo.

O efeito jurídico está no artigo 219 do Código Civil: as declarações constantes de documentos assinados presumem-se verdadeiras em relação aos signatários. O artigo 408 do Código de Processo Civil repete a regra para o documento particular. Assinar não transforma o que está escrito em verdade indiscutível; prende quem assinou ao que escreveu, e é disso que o órgão receptor precisa para seguir com o pedido.

Quando esta declaração é usada

• Entrega de cópias a órgão públicoMatrícula na rede de ensino, inscrição em processo seletivo, cadastro em programa municipal. Você entrega a cópia acompanhada da declaração e leva os originais para a conferência no balcão.
• Fato que você não consegue comprovar por culpa alheiaO artigo 3º, parágrafo 2º, da Lei 13.726/2018 admite que os fatos sejam comprovados por declaração escrita e assinada quando, por motivo não imputável ao solicitante, o documento comprobatório não puder ser obtido do órgão responsável. É a hipótese do sistema fora do ar, do arquivo perdido pela repartição, da certidão que nunca sai.
• Formulário eletrônico com upload de documentosPlataformas de inscrição pedem uma declaração assinada confirmando que os arquivos enviados conferem com os originais. Sem ela, o envio digital não tem ninguém responsável pelo conteúdo.
• Prestação de contas de convênio, subvenção ou emendaAssociações e entidades que recebem recurso público costumam anexar declaração de veracidade aos relatórios e às notas fiscais enviados ao concedente.
• Cadastro de fornecedor e habilitação em licitaçãoBoa parte das declarações exigidas em processo de contratação pública é justamente do tipo que a lei permite substituir por afirmação escrita do interessado.
• Empresa privada que aceita a declaração por escolha própriaNada impede que um banco ou uma imobiliária dispense a autenticação e aceite a sua declaração. Eles simplesmente não estão obrigados, e a seção de limites explica por quê.

O que vai em cada campo

1. 1
   Nome, CPF e RGDo declarante, exatamente como aparecem nos documentos de identidade. Divergência de grafia entre a declaração e o cadastro do órgão é a causa mais comum de devolução no balcão, e resolvê-la depois custa uma segunda ida.
2. 2
   O que você declara verdadeiroContinue a frase que já começa impressa, “declaro para os devidos fins que”. O texto padrão afirma que as informações prestadas são verdadeiras e que as cópias conferem com os originais. Ajuste quando estiver declarando outra coisa, e prefira ser específico: uma afirmação vaga protege menos e convence menos.
3. 3
   Documentos a que a declaração se refereListe peça por peça, com número, data e órgão emissor quando houver. Este é o campo que transforma um papel genérico em prova aproveitável, porque permite saber daqui a três anos o que exatamente foi afirmado e sobre qual documento.
4. 4
   Órgão ou empresa destinatária e finalidadeDiga a quem se destina e para quê, na mesma frase. O documento sai com a redação “esta declaração é firmada para”, então escreva algo como apresentação à Secretaria Municipal de Educação, para matrícula na rede. Declaração sem destinatário circula mal e costuma ser recusada em outro setor.
5. 5
   Cidade e dataLocal e data da assinatura. A data importa porque você está afirmando um estado de coisas naquele momento; documento assinado meses antes gera pergunta sobre o que mudou desde então.
6. 6
   AssinaturaAssine igual ao documento de identidade que você vai apresentar. A dispensa de firma prevista na lei funciona porque o agente compara as duas assinaturas, e assinatura diferente da do RG derruba justamente o mecanismo que evita o cartório.

O que a Lei 13.726/2018 dispensou de verdade

A lei tem poucos artigos e um deles concentra quase tudo que interessa a quem está na fila. O artigo 3º lista o que os órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios não podem mais exigir do cidadão. Ler essa lista antes do atendimento economiza dinheiro e viagem.

• Reconhecimento de firmaDispensado pelo inciso I. No lugar dele, o agente administrativo confronta a assinatura com a do documento de identidade, ou vê você assinar na frente dele, e atesta a autenticidade no próprio papel. Nenhum cartório entra nessa conta.
• Autenticação de cópiaDispensada pelo inciso II. O agente compara a cópia com o original que você leva e atesta a conferência. É por isso que a orientação de levar os originais no atendimento não é formalidade: é o que substitui o carimbo do tabelião.
• Prova de fato já comprovadoO parágrafo 1º veda a exigência de prova relativa a fato que já tenha sido comprovado pela apresentação de outro documento válido. Entregar a mesma coisa duas vezes, em formatos diferentes, deixou de ser exigível.
• Certidão de outro órgão do mesmo PoderO parágrafo 3º proíbe que o órgão peça ao cidadão certidão ou documento expedido por outro órgão do mesmo Poder, com poucas ressalvas, como antecedentes criminais e informações sobre pessoa jurídica. Se o dado já está com a Administração, buscá-lo é tarefa dela.
• Documento substituído por declaração do interessadoO parágrafo 2º é o que dá origem a este modelo. Quando o comprovante não puder ser obtido por motivo alheio ao solicitante, o fato pode ser comprovado por declaração escrita e assinada, ficando o declarante sujeito às sanções administrativas, civis e penais em caso de falsidade.
• Autorização de viagem de menor com firma reconhecidaDispensada quando os pais estiverem presentes no embarque. Vale ter em mente que a lei fala do reconhecimento de firma, e não da autorização em si, que continua exigida nas hipóteses previstas na regulamentação de viagem.

Declarar veracidade não é autenticar

As duas palavras aparecem juntas em tantos formulários que acabaram virando sinônimo na cabeça de quem preenche, e não são. Declarar veracidade é afirmar, em primeira pessoa, que aquilo é verdade, assumindo a responsabilidade por isso. Autenticar é um terceiro atestar que a cópia reproduz o original que ele teve em mãos.

Quem autentica precisa ter recebido essa atribuição. Fora da repartição, quem autentica cópia é o tabelião de notas, na forma do artigo 7º da Lei 8.935/1994. Dentro dela, quem faz o papel equivalente é o próprio agente administrativo, pelo artigo 3º, inciso II, da Lei 13.726/2018, e a conferência dele vale igual porque a lei mandou que valesse.

Este documento faz a primeira coisa, e só ela. Ele não confere cópia com original nem produz fé pública. O que ele entrega ao órgão é um responsável identificado por escrito, com nome, CPF e assinatura, para o caso de a informação se revelar falsa. Em muitos procedimentos isso basta, porque o risco de fraude passou a ser suportado por quem declara, que é exatamente o desenho pensado pela lei.

O que esta declaração não faz

• Não autentica documentoNenhuma frase escrita por você transforma uma cópia em cópia autenticada. Autenticação depende de tabelião ou da conferência feita pelo agente público.
• Não vincula empresa privadaA Lei 13.726/2018 alcança órgãos e entidades públicas. Banco, imobiliária, escola particular e empregador podem continuar exigindo firma reconhecida e cópia autenticada, e não há como obrigá-los com base nessa lei.
• Não substitui documento que a lei exija em originalEscritura pública, certidão de registro de imóvel, autorização judicial e outros atos com forma prescrita continuam sendo exigidos como são. A dispensa é de formalidade acessória, não do documento em si.
• Não impede a conferênciaO órgão pode checar a informação nas bases dele, pedir os originais e cruzar dados com outras repartições. A declaração acelera o atendimento, não fecha a porta da verificação.
• Não garante o deferimento do pedidoEla instrui um requerimento. A decisão sobre a matrícula, a inscrição, o benefício ou o cadastro continua sendo de quem analisa, com os critérios próprios daquele procedimento.
• Não protege quem declara errado sem quererA responsabilidade do artigo 299 do Código Penal exige a intenção de alterar a verdade sobre fato juridicamente relevante, mas o ato praticado com base em informação incorreta pode ser anulado de qualquer forma. Confira antes de assinar em vez de contar com a boa-fé depois.

Quando o órgão recusa e insiste na autenticação

Acontece com frequência, sobretudo em setores que trabalham com formulário antigo. O atendente pede cópia autenticada, você mostra a declaração e o original, e ele responde que ali é assim. A lei está do seu lado, e reagir bem é uma questão de sequência.

1. 1
   Cite a norma pelo número, com calmaDiga que o artigo 3º, incisos I e II, da Lei 13.726/2018 dispensa reconhecimento de firma e autenticação de cópia na relação com órgão público, e que você trouxe os originais para a conferência prevista no próprio inciso II. Boa parte dos casos se resolve nessa frase, porque a exigência costuma ser hábito de setor, não decisão de alguém.
2. 2
   Peça a recusa por escritoSolicite que a negativa seja registrada no protocolo, com o fundamento invocado e o nome de quem decidiu. Pedido por escrito muda o tom da conversa e, quando a exigência não tem base, ela costuma cair antes mesmo de o papel ser emitido.
3. 3
   Verifique se existe lei específica em sentido contrárioA dispensa cede diante de exigência prevista em lei própria para aquele ato. Se o servidor apontar uma norma específica, anote qual é: pode ser um dos casos legítimos, e discutir sem saber disso desperdiça o seu tempo.
4. 4
   Registre manifestação na ouvidoriaA Lei 13.460/2017 organiza a defesa do usuário de serviços públicos e dá à ouvidoria o dever de receber, analisar e responder às manifestações, em prazo de trinta dias prorrogável uma vez. Descreva a data, o setor e a exigência recusada.
5. 5
   Escale para a corregedoria ou o Ministério PúblicoPersistindo a exigência sem base legal, cabe representação à corregedoria do órgão ou ao Ministério Público estadual, que tem atribuição para atuar na defesa de direitos do cidadão perante a Administração. Leve o protocolo e a resposta da ouvidoria.
6. 6
   Quando o exigente é empresa privada, negocie em vez de citar leiAli a lei não alcança. Pergunte se a declaração assinada resolve, ofereça mostrar os originais presencialmente e, se nada disso servir, autentique apenas o documento que eles não abrem mão. Insistir na Lei 13.726/2018 com um gerente de banco não muda a política interna dele.

Depois de assinar

1. 1
   Leve os originais no atendimentoA dispensa de autenticação funciona porque alguém compara a cópia com o original na hora. Sem os originais na mão, o mecanismo previsto na lei não pode ser acionado e o atendente volta a pedir cartório.
2. 2
   Protocole e guarde o comprovantePeça número de protocolo da entrega. Ele é o que prova, mais tarde, que a declaração chegou e quando chegou, sobretudo em processo com prazo de habilitação.
3. 3
   Fique com uma via idênticaGuarde o arquivo em PDF e uma cópia impressa assinada. Se a veracidade for questionada, você precisa saber palavra por palavra o que declarou, e a memória não serve para isso.
4. 4
   Corrija por escrito o que mudouDescobriu que uma informação declarada estava errada? Comunique o órgão por petição simples antes que a diferença apareça em conferência. Correção espontânea é tratada de um jeito; omissão descoberta pela Administração, de outro bem pior.