Recibo de Pedágio: Modelo de Reembolso e Prestação de Contas

O que é o recibo de pedágio

O documento que a concessionária entrega na cabine, ou a linha que a operadora da tag lança no extrato do mês, é o comprovante da tarifa. Ele prova que o pedágio foi cobrado e pago naquela praça, naquele horário. O que esta página gera é outra peça: o recibo de reembolso, em que o condutor declara ter recebido de volta o valor que adiantou, ou presta contas dele a quem contratou a viagem.

A distinção é a primeira coisa a dizer, porque boa parte de quem procura por recibo de pedágio quer a segunda via do cupom da praça. Essa via nenhum gerador emite. O registro da passagem está no sistema da concessionária ou da operadora, e é lá que se pede: pelo aplicativo, pelo extrato mensal ou pelo atendimento ao cliente.

O reembolso, esse sim, é um pagamento entre duas pessoas, e segue as regras de qualquer pagamento. O artigo 319 do Código Civil dá a quem paga o direito de exigir a quitação, e o artigo 320 lista o que ela precisa designar: o valor, a espécie da dívida, o nome de quem pagou, o tempo, o lugar e a assinatura de quem recebeu. Um recibo com esses elementos encerra a conta.

O modelo desta página acrescenta três campos que o recibo comum não tem, e que existem para uma finalidade prática: praça, horário e placa. São eles que permitem cruzar o recibo com o cupom ou com a linha do extrato, e é esse cruzamento que faz a prestação de contas ser aprovada sem ida e volta.

Quando usar

• Viagem a trabalho com carro próprioO empregado ou o sócio dirige o próprio carro até o cliente e paga o pedágio do bolso. O recibo documenta a devolução do valor pela empresa.
• Prestação de contas de adiantamentoA empresa adiantou um valor para a viagem e agora quer o detalhe do que foi gasto. Cada despesa vira uma linha, e o pedágio entra com praça, data e placa.
• Frete, entrega e visita técnicaPrestador que repassa o pedágio ao cliente precisa de um documento que separe a tarifa do preço do serviço. Sem essa separação, o valor parece aumento de honorário.
• Motorista contratado por diáriaQuem dirige o veículo de terceiro e paga a tarifa na estrada acerta a conta no fim do dia. O recibo evita a discussão de memória sobre quantas praças foram.
• Rateio entre particularesViagem dividida entre amigos, sócios ou familiares. Quando alguém paga tudo e recebe a parte dos outros depois, o recibo registra quem acertou e quanto.

O que vai em cada campo

1. 1
   Valor do pedágioO valor exato da tarifa, sem arredondar. Some as praças quando o recibo cobrir a viagem inteira. O valor por extenso aparece sozinho logo abaixo.
2. 2
   FinalidadeReembolso, prestação de contas de adiantamento, repasse ao cliente ou acerto entre particulares. A escolha muda a frase impressa no documento.
3. 3
   Praça de pedágio ou rodoviaCopie o nome que está no cupom, com o km quando houver. Para viagem com várias praças, descreva o trecho e liste as praças nas observações.
4. 4
   Data e hora da passagemÉ o campo que casa o recibo com o cupom ou com a linha do extrato da tag. A data do recibo, mais abaixo, pode ser outra: costuma ser o dia do acerto.
5. 5
   Placa do veículoLiga a despesa ao carro que fez o trajeto. Em frota, é o que permite conferir a viagem contra o controle de saída de veículos.
6. 6
   Como o pedágio foi pagoDinheiro, cartão, Pix na cabine, tag eletrônica ou cobrança por placa no sistema de livre passagem. Define qual comprovante existe para anexar.
7. 7
   Comprovante anexadoCupom, extrato da operadora, comprovante do cartão ou fatura. Registrar que nada foi anexado também vale: honestidade aqui evita glosa depois.
8. 8
   Contratante e condutorDe um lado a empresa ou pessoa que devolve o dinheiro, do outro quem adiantou e assina. Nome completo e documento dos dois lados.
9. 9
   Cidade e data do reciboO artigo 320 cita lugar e data entre os elementos da quitação. Use a cidade onde o acerto foi feito, que nem sempre é a da praça.
10. 10
    ObservaçõesTrecho percorrido, número do relatório de viagem, centro de custo, nome do cliente visitado. O bloco desaparece do documento quando fica vazio.

Cupom da praça, tag eletrônica e cobrança por placa

A tarifa de pedágio é cobrada por concessionária que explora a rodovia sob o regime da Lei 8.987 de 1995, e a atividade consta do item 22.01 da lista anexa à Lei Complementar 116 de 2003. O comprovante que sai na cabine é documento da concessionária, e é ele que a contabilidade quer ver anexado.

Com tag eletrônica, do tipo Sem Parar, ConectCar ou Veloe, não existe cupom de papel. O comprovante passa a ser o extrato mensal da operadora, que lista cada passagem com data, hora, praça, placa e valor. Baixe o extrato em PDF, marque as linhas da viagem e anexe. Esse extrato costuma ser aceito com menos questionamento que o cupom, porque é difícil de adulterar e identifica o veículo.

Há um detalhe da tag que confunde na prestação de contas: a operadora cobra a mensalidade do serviço junto das tarifas. A mensalidade não é pedágio, é custo do meio de pagamento, e misturar as duas coisas no pedido de reembolso costuma ser o motivo da glosa. Peça apenas as linhas de passagem.

No sistema de livre passagem, conhecido como free flow, não há cabine: pórticos leem a placa e a cobrança chega depois, na fatura da concessionária ou da operadora. Isso inverte a ordem habitual, porque o recibo do reembolso vai ser emitido depois que a fatura sair, às vezes semanas após a viagem. Informe a data real da passagem no campo próprio e a data do acerto no campo do recibo.

Quando a tag está em nome da empresa e não do condutor, não existe despesa a reembolsar: a empresa já pagou direto. Nesse caso, o que se emite não é recibo de reembolso, e sim o relatório de uso do veículo. Vale conferir isso antes de gerar o documento, porque recibo de valor que ninguém adiantou é erro que aparece na conferência.

Reembolso de despesa, ajuda de custo e diária

Os três nomes aparecem misturados nas conversas de RH, e têm tratamento diferente. Reembolso é a devolução de uma despesa que já ocorreu, no valor exato, contra comprovante. Quem gastou fica no mesmo lugar em que estava antes de gastar, sem ganho, e é justamente por isso que não há rendimento a tributar.

Ajuda de custo é um valor combinado para cobrir despesas de deslocamento, pago sem detalhamento item a item. Diária de viagem segue a mesma lógica, com valor por dia fora da base. O artigo 457, parágrafo 2º, da CLT diz que ajuda de custo, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado nem constituem base de encargo trabalhista e previdenciário.

A diferença prática está na prova. No reembolso, a prova é o comprovante da despesa, e a empresa fica protegida porque cada real pago corresponde a um cupom. Na ajuda de custo, a prova é o critério: precisa haver regra escrita, valor razoável para o deslocamento e aplicação uniforme entre as pessoas. Ajuda de custo alta, habitual e sem relação com viagem alguma é o cenário que atrai reclassificação como salário.

Reembolso de despesa comprovada não é acréscimo patrimonial, e o Regulamento do Imposto de Renda trata dele fora do campo dos rendimentos tributáveis do beneficiário. O comprovante é o que sustenta essa posição em uma fiscalização, e é a razão de o campo de comprovante anexado existir neste documento.

Quando a empresa paga por quilômetro rodado, o pedágio costuma estar fora dessa conta, porque a tabela por quilômetro cobre combustível, desgaste e manutenção. Confira a política interna antes de pedir os dois, e registre no campo de observações qual regime está sendo aplicado.

O que este documento não faz

• Não é a segunda via do cupom da praçaO comprovante da tarifa só a concessionária ou a operadora da tag emite, porque o registro da passagem está no sistema delas. Peça pelo aplicativo, pelo extrato ou pelo atendimento.
• Não é documento fiscalNão substitui nota fiscal, cupom fiscal nem qualquer documento exigido pelo fisco. Empresa que precisa registrar a despesa na contabilidade continua precisando do comprovante original.
• Não cria o direito ao reembolsoQuem define se a despesa é reembolsável é o contrato de trabalho, a política interna ou o combinado com o cliente. O recibo registra o acerto, não obriga ninguém a pagar.
• Não prova que a viagem aconteceuSozinho, o documento prova apenas que um valor foi entregue e recebido. A viagem se demonstra com o cupom, o extrato da tag, o relatório de visita ou o registro de saída do veículo.
• Não é Vale-Pedágio obrigatórioA Lei 10.209 de 2001 criou uma obrigação específica do transporte rodoviário de carga, em que o embarcador antecipa o pedágio ao transportador em separado do frete. Aquilo é antecipação, isto é acerto de despesa.

Como montar a prestação de contas da viagem

Pedágio raramente viaja sozinho. Ele chega junto com combustível, estacionamento, refeição e, às vezes, lavagem do carro. A prestação de contas é o conjunto: uma lista das despesas do trajeto, cada uma com data, valor e comprovante, fechando com o total a reembolsar ou com o saldo do adiantamento.

Monte na seguinte ordem. Separe os comprovantes por data, agrupe por tipo de despesa, some cada grupo e depois some os grupos. Emita um recibo por tipo, ou um recibo geral com a lista nas observações, conforme o que a empresa pedir. Anexe os originais atrás do recibo assinado, na mesma ordem da lista.

A maioria das empresas exige o comprovante original grampeado ao recibo, e é uma exigência razoável: sem ele, o recibo é apenas a palavra de quem pediu o dinheiro. Cupom térmico apaga com o tempo, então fotografe ou digitalize no dia, e guarde a imagem junto do arquivo em PDF do documento.

Quando houve adiantamento, a prestação de contas precisa fechar nos dois sentidos. Se as despesas ficaram abaixo do adiantado, o saldo volta para a empresa, e isso também é registrado. Se passaram, a empresa completa a diferença. Deixar adiantamento em aberto por meses é o que transforma uma despesa simples em pendência de folha.

Guarde o conjunto pelo prazo em que a conta ainda pode ser discutida. O artigo 206, parágrafo 5º, inciso I, do Código Civil fixa cinco anos para a cobrança de dívidas líquidas constantes de documento particular, e a Receita Federal trabalha com horizonte parecido para o que sustenta uma declaração.

Depois de gerar o documento

Baixe em PDF quando o documento já estiver conferido e for só imprimir e assinar. Baixe em Word quando precisar acrescentar campos da sua empresa, como centro de custo, número do projeto ou o nome do aprovador. O arquivo abre no Word, no LibreOffice e no Google Docs.

Imprima em duas vias, uma para quem pagou e outra para quem recebeu. O botão de impressão monta as duas na mesma folha A4, com linha de corte, o que resolve a segunda via sem gastar papel a mais. Assine a via que fica com a empresa e recolha o ciente do gestor quando a política pedir.

Reconhecimento de firma não é exigido para reembolso de despesa, e a prática seria desproporcional ao valor de uma tarifa de pedágio. Assinatura simples do condutor cumpre a função. Se a prestação de contas circula por e-mail, uma assinatura eletrônica que identifique o signatário atende, na linha da Medida Provisória 2.200-2 de 2001.

Numere os recibos em sequência contínua. Em prestação de contas de viagem, a numeração é o que permite provar que a série está completa e que nenhuma despesa foi lançada duas vezes, o problema mais comum quando o mesmo cupom aparece em dois relatórios diferentes.

Base legal

Código Civil, Lei 10.406 de 2002, artigo 319: o devedor que paga tem direito a quitação regular e pode reter o pagamento enquanto ela não lhe seja dada.

Código Civil, artigo 320: a quitação designará o valor e a espécie da dívida, o nome do devedor ou de quem por ele pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor.

Código Civil, artigo 206, parágrafo 5º, inciso I: prescreve em cinco anos a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular.

CLT, artigo 2º: considera-se empregador a empresa que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço, o que coloca o custo do deslocamento a serviço no empreendimento.

CLT, artigo 457, parágrafo 2º: ajuda de custo, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado nem constituem base de incidência de encargo trabalhista e previdenciário.

Lei 10.209 de 2001: institui o Vale-Pedágio obrigatório no transporte rodoviário de carga, antecipado pelo embarcador em separado do valor do frete.

Lei Complementar 116 de 2003, item 22.01 da lista anexa: serviços de exploração de rodovia mediante cobrança de preço ou pedágio dos usuários.

Lei 8.987 de 1995: regime de concessão e permissão da prestação de serviços públicos, que sustenta a cobrança da tarifa pela concessionária.