Como Fazer Recibo de Aluguel sem Misturar o que a Lei Manda Separar

01A obrigação que quase ninguém lê

O artigo 22, inciso VI, da Lei 8.245/1991 determina que o locador forneça ao locatário recibo discriminado das importâncias pagas, vedada a quitação genérica. Não é recomendação: é dever do locador, e o descumprimento tem consequência.

Discriminar significa separar cada item. Aluguel numa linha, condomínio em outra, IPTU em outra, seguro contra incêndio em outra, consumo de água ou gás em outra. Um recibo que diz apenas valor total referente ao mês descumpre a exigência, mesmo que o valor esteja correto.

O parágrafo único do mesmo artigo estabelece que o pagamento pode ser feito em bloco quando as partes assim convencionarem, mas a discriminação continua obrigatória no documento. Combinar um pagamento único não autoriza um recibo único e genérico.

02O que separar no recibo

• AluguelO valor da locação propriamente dita, com o mês de referência explícito. Escrever apenas a data de pagamento cria ambiguidade quando um mês é pago com atraso e outro adiantado.
• CondomínioSomente as despesas ordinárias, que são as de rotina do prédio. As extraordinárias, listadas no artigo 22, parágrafo único, cabem ao proprietário e não podem ser repassadas ao inquilino.
• IPTUPode ser transferido ao locatário quando houver previsão expressa no contrato, conforme o artigo 25 da lei. Sem cláusula, a cobrança não se sustenta.
• Seguro contra incêndioTambém depende de previsão contratual. Quando cobrado, deve aparecer com o valor separado e não embutido no aluguel.
• Multa e juros de atrasoDevem constar em linha própria, com a base de cálculo. Misturar o encargo no valor do aluguel gera confusão na declaração de imposto de renda dos dois lados.

03O que não pode ser cobrado do inquilino

Despesas extraordinárias de condomínio são do proprietário. A lei lista, entre outras, obras de reforma que interessem à estrutura do prédio, pintura de fachada, instalação de equipamentos de segurança, indenizações trabalhistas anteriores ao início da locação e constituição de fundo de reserva.

A cobrança indevida tem preço. O artigo 42 do Código Civil não trata disso, mas o artigo 43 da Lei do Inquilinato prevê sanção para quem exige quantia além do permitido, e a repetição de indébito segue a regra geral: o valor cobrado a mais pode ser reclamado de volta, em dobro, quando houve cobrança de dívida já paga ou indevida, conforme o artigo 940 do Código Civil.

Por isso a discriminação protege os dois lados. Ela obriga o locador a olhar cada item antes de somar, e é justamente essa conferência que evita repassar ao inquilino o que a lei atribui ao dono do imóvel.

04O mês do reajuste

No mês em que o aluguel é reajustado, vale registrar no recibo o índice aplicado e o período de referência. Não é obrigatório, mas resolve a dúvida que aparece meses depois sobre como se chegou àquele valor.

O reajuste é anual, e o índice é o que estiver no contrato. Aplicá-lo antes de completar doze meses é cobrança indevida, e o recibo detalhado é o documento que evidencia isso, tanto para quem cobrou por engano quanto para quem pagou sem perceber.

Quando há acordo para reajuste diferente do contratado, escreva isso em algum lugar. Um recibo que registra o valor novo sem explicação vira, com o tempo, a única memória de um acerto que ninguém formalizou.

05O comprovante anual que o inquilino vai pedir

Na época da declaração de imposto de renda, o inquilino precisa informar o total pago no ano, com nome e CPF ou CNPJ do locador. Do outro lado, o locador declara esse valor como rendimento recebido de pessoa física ou jurídica.

Um comprovante anual, somando os doze meses e discriminando as parcelas, resolve o pedido de uma vez e evita o vaivém de recibos avulsos em março. Ele não substitui os recibos mensais, e sim os consolida.

Quem recebe aluguel de pessoa física está sujeito ao recolhimento mensal obrigatório, o carnê leão, quando o valor ultrapassa o limite de isenção da tabela. O conjunto de recibos do ano é o que sustenta essa apuração e o que responde a eventual questionamento.

Vale lembrar que o valor tributável é o aluguel, e não o total recebido. Condomínio e IPTU repassados não são rendimento do locador, e podem ser excluídos da base, desde que a discriminação demonstre quanto foi cada coisa. Recibo genérico impede essa separação e faz o locador pagar imposto sobre dinheiro que apenas passou por ele.

06Uma rotina que evita retrabalho

Emita no dia do recebimento

Recibo feito na hora registra a data correta. Emitido em lote no fim do mês, ele carrega a data da emissão e não a do pagamento, o que desalinha o documento do extrato.

Use sempre a mesma estrutura de linhas

Manter a ordem dos itens de um mês para o outro facilita a conferência anual e torna evidente quando algo entrou ou saiu da conta.

Numere os recibos do ano

Numeração simples, do primeiro ao décimo segundo. É o que revela na hora se um mês ficou sem documento.

Guarde uma cópia digital

Fotografe ou salve o arquivo assim que emitir. Em março, reunir doze recibos espalhados é o trabalho que ninguém quer ter.

07Situações que fogem do mês normal

• Pagamento parcialRegistre o valor recebido e o saldo em aberto daquele mês. Recibo de valor menor sem menção ao saldo pode ser lido como quitação integral do período.
• Depósito caução na entradaNão é aluguel e não deve entrar na mesma linha. Emita recibo próprio, identificando que se trata de garantia, com a menção de que será devolvida ao fim da locação nas condições contratadas.
• Mês proporcional na entrada ou na saídaIndique os dias considerados e o cálculo. É o mês que mais gera dúvida depois, e a conta escrita encerra a discussão.
• Reparo descontado do aluguelQuando o inquilino paga um conserto que cabia ao locador e desconta, o recibo deve registrar o valor cheio do aluguel, o abatimento e a razão dele, para que o rendimento declarado continue coerente.